La facturation électronique avec un CRM

La facturation électronique va devenir une obligation pour les entreprises. Si vous êtes une TPE ou PME, vous vous demandez sûrement comment répondre à cette obligation.
Ne voyez pas la dématérialisation comme une contrainte, mais plus comme une opportunité qui va révolutionner votre organisation et votre business.

Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les obligations liées à la facturation électronique, comment la mettre en place, et comment transmettre vos factures à une plateforme de dématérialisation.

Pourquoi la facturation électronique est-elle devenue obligatoire ?

La loi impose progressivement l’utilisation de la facturation électronique dans les transactions entre entreprises. Cette obligation s’inscrit dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA et la modernisation des échanges commerciaux. Le calendrier de mise en œuvre varie selon la taille de l’entreprise, mais d’ici à 2026, toutes les entreprises devront s’y conformer.

Si cette obligation peut sembler complexe au premier abord, elle présente des avantages notables. La dématérialisation permet de gagner du temps, de réduire les erreurs, et de suivre plus facilement l’état de ses paiements.

C’est aussi un excellent moyen de centraliser les échanges et de renforcer la productivité.

Les obligations légales liées à la facturation électronique

Dès lors qu’une entreprise émet ou reçoit des factures à destination d’une autre entreprise, elle est soumise aux obligations de facturation électronique. Mais quelles sont ces obligations en pratique ?

Des formats spécifiques à respecter

La facture électronique doit respecter des formats normés (XML, UBL, Factur-X), qui permettent une lecture automatique par les logiciels de gestion et de comptabilité. Il ne s’agit pas d’un simple PDF, mais bien d’un document structuré pouvant être traité automatiquement.

Passer par une plateforme de dématérialisation

Les entreprises doivent transmettre leurs factures via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le portail public de facturation (Chorus Pro). Cette transmission est obligatoire pour garantir la traçabilité des factures et assurer une bonne gestion des flux financiers.

Un calendrier à respecter

Le déploiement de la facturation électronique s’étale sur plusieurs années. Les grandes entreprises ont été les premières à être concernées en 2023, suivies des PME en 2025, puis des TPE en 2026. Il est donc important de se préparer dès maintenant pour éviter des sanctions et de se retrouver au pied du mur.

Comment mettre en place la facturation électronique dans votre entreprise ?

Passer à la facturation électronique ne se fait pas du jour au lendemain. Pour garantir une transition fluide, il est essentiel de suivre quelques étapes clés.

1. Choisir un logiciel de gestion adapté

La première étape consiste à choisir un logiciel de gestion compatible avec la facturation électronique. MyClic’ est un excellent exemple de solution tout-en-un qui permet de gérer vos factures électroniques de manière simple et intuitive. Un bon logiciel doit être capable de générer les formats exigés par la législation et de les transmettre à la plateforme de dématérialisation choisie.

2. Former vos équipes

Une fois le logiciel choisi, il est essentiel de former vos équipes à son utilisation. L’objectif est de rendre la facturation électronique aussi fluide que possible pour éviter des interruptions dans votre cycle de facturation. Plus vos collaborateurs seront à l’aise avec cet outil, plus le gain de productivité sera important.

3. Adapter votre organisation interne

La mise en place de la facturation électronique nécessite souvent de revoir certains process internes. Il peut s’agir de centraliser la gestion des factures, de redéfinir les responsabilités au sein de l’équipe ou de mettre en place des alertes automatiques pour éviter les retards de paiement.

4. Suivre les évolutions réglementaires

Les règles relatives à la facturation électronique évoluent régulièrement. Il est donc essentiel de se tenir informé des nouvelles exigences pour rester en conformité. Un logiciel comme MyClic’ peut vous aider à rester à jour grâce à des mises à jour automatiques.

Comment transmettre vos factures à une plateforme de dématérialisation ?

Une fois que vous avez mis en place votre système de facturation électronique, il vous reste à choisir comment transmettre vos factures. Voici les options disponibles.

Passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Les PDP sont des plateformes privées qui agissent comme des intermédiaires entre votre entreprise et vos clients. Elles garantissent que vos factures sont bien envoyées dans le format adéquat et conformes à la législation. De plus, elles vous permettent de suivre en temps réel l’état de vos factures (émission, réception, paiement).

Utiliser le portail public Chorus Pro

Chorus Pro est le portail de facturation électronique mis en place par l’État. Toutes les entreprises doivent, à terme, passer par ce portail pour transmettre leurs factures à des entités publiques. L’avantage de Chorus Pro est qu’il est gratuit, mais il peut être moins intuitif que certaines solutions privées.

Automatiser la transmission avec un logiciel de gestion

Si vous utilisez un logiciel comme MyClic’, la transmission des factures à une PDP ou à Chorus Pro peut être automatisée. Vous n’avez plus besoin de vous en occuper manuellement, ce qui représente un gain de temps considérable et réduit le risque d’erreurs.

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les TPE-PME ?

Au-delà des obligations légales, la facturation électronique présente de nombreux avantages, surtout pour les TPE et PME.

Un gain de temps et de productivité

La gestion manuelle des factures peut être très chronophage. Avec la facturation électronique, tout est automatisé. Vous gagnez du temps sur l’envoi des factures, le suivi des paiements, et vous pouvez mieux vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Moins d’erreurs, plus de fiabilité

Les erreurs de saisie manuelle sont fréquentes dans les processus de facturation traditionnels. La dématérialisation permet de réduire ces erreurs. Le logiciel de gestion s’assure que vos factures sont correctement remplies et conformes à la législation.

Une meilleure traçabilité

Grâce à la dématérialisation, il est plus facile de suivre l’état de vos factures : sont-elles envoyées, reçues, ou payées ? Vous pouvez ainsi mieux anticiper vos rentrées d’argent et éviter les retards de paiement.

Un suivi en temps réel

Les plateformes de dématérialisation offrent souvent des tableaux de bord qui permettent de suivre vos transactions en temps réel. Vous avez ainsi une vue d’ensemble sur votre trésorerie et pouvez anticiper les éventuels problèmes de trésorerie.

La facturation électronique est devenue une réalité pour toutes les entreprises, y compris les TPE et PME. Si elle est perçue comme une obligation, elle représente également une opportunité pour améliorer votre gestion administrative, gagner du temps et optimiser vos processus. Avec un logiciel adapté comme MyClic’, vous pouvez transformer cette contrainte en avantage compétitif. Alors, prêt à passer le cap de la dématérialisation et à saisir les opportunités offertes par la facturation électronique ?

Facturation électronique : pourquoi et comment la mettre en place ?