Optimiser son agence évènementiel

Des missions diverses

Les missions prises en charge par une agence évènementiel-entreprise peuvent être diverses :

– présence sur un salon (réservation du stand, création de kakemonos, flyers etc),

– lancement de produit (soirée avec les partenaires et la presse par exemple),

– évènement client,

– organisation de convention et bien d’autres encore…

Une rigueur et une organisation d’importance capitale

Pour avoir une place dans le secteur, une agence évènementiel doit avoir de la créativité, mais surtout une très bonne organisation. Chaque détail compte, et il est primordial de superviser chaque étape du projet. Cela demande une planification et une répartition des tâches efficaces. Ainsi, chacun sait avec précision ce qu’il a à faire et dans quels délais.

Un suivi rigoureux du temps accordé à chaque projet peut se montrer important. En effet, ces données seront très utiles pour la facturation. Bien que différents types de tarifs s’appliquent selon les projets, beaucoup sont liés au temps puisqu’il s’agit avant tout d’une prestation de service.

Une analyse pertinente

Une fois le projet terminé, l’agence évènementiel peut analyser sa rentabilité : ce client est-il généralement plus rentable que les autres ? Ce type de projets est-il plus rentable que les autres ? Cette analyse lui permet de faire évoluer ses propositions et son chiffrage. Ainsi, l’agence peut gagner en rentabilité à terme.

Des documents concis et percutants

La solution que nous vous proposons chez MyClic est totalement pertinente pour le secteur de l’évènementiel : dès l’édition du devis, MyClic peut vous faire gagner du temps grâce à un template prérempli avec notamment les coordonnées client (que vous aurez pu rentrer au préalable dans sa fiche client). Cela vous permet également de ne remplir et envoyer qu’un seul document au lieu d’une flopée : vous pouvez grouper en un seul document la présentation générique de votre société, votre devis, votre réponse à l’appel d’offre et/ou votre proposition de contenu. Cerise sur le gâteau, vous pourrez envoyer ce document directement depuis l’application au lieu d’avoir à l’exporter vers une boîte mail externe.

Un suivi de projet optimisé

MyClic est également une solution intéressante au regard du suivi de projet : fonctionnant sur un principe de tâches, notre logiciel permet au chef de projet de dispatcher des tâches aux différentes personnes (graphistes, équipe logistique, …) et le notifie lorsque ces tâches sont achevées ou bloquées. MyClic intègre une fonction de suivi des temps par tâche, qui permet d’analyser le temps global consacré au projet, ainsi que de nombreux autres outils d’analyse : calculs de rentabilité, édition de reportings, suivi général du projet via le tableau de bord…

En bref, MyClic est un outil intuitif d’organisation et d’analyse qui permet un suivi complet du process, de la prospection jusqu’à la facturation.

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